Hướng dẫn cách sử dụng Excel cơ bản

Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện tính toán, vẽ đồ thị, lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách, tự động hóa các công việc bằng các macro... và còn rất nhiều các tiện ích khác. Tuy nhiên, vẫn còn khá nhiều bạn chưa biết về Excel hoặc mới làm quen với Excel thì việc sử dụng Excel vẫn còn nhiều khó khăn. Vì vậy, ở bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng Excel cơ bản.

Để các bạn dễ hình dung nhất về cách sử dụng Excel cơ bản, mình đã chuẩn bị một số video hướng dẫn rất chi tiết. Các bạn có thể theo dõi các video dưới đây để có thể hiểu được cách sử dụng Excel cơ bản cũng như các thao tác với dữ liệu trong Excel:

Hoặc các bạn có thể xem chuỗi video hướng dẫn sử dụng Excel cơ bản dưới đây, bao gồm tất cả những thao tác cơ bản trong Excel như cách kẻ bảng, cách chèn hình ảnh, cách định dạng văn bản... trong Excel:

Và cách sử dụng các hàm trong Excel dưới đây:

Ở nội dung bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng Exel cơ bản nhất như cách lưu một file Excel, cách mở file Excel, giới thiệu các thành phần chính trong Excel, các thao tác nhập và tính toán đơn giản trong Excel... với các phiên bản như Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013... Với 3 phiên bản Excel này, cách sử dụng gần như giống nhau hoàn toàn, giao diện cũng tương đối giống nhau.

Cách mở một file Excel mới:

Để tạo một tài liệu Excel mới, các bạn có thể click đúp vào biểu tượng Excel trên màn hình desktop. Hoặc các bạn có thể chọn Microsoft Excel từ menu start của Windows. Hoặc từ một vị trí bất kỳ trên desktop, các bạn click chuột phải và chọn New. Tiếp đến các bạn chọn Microsoft Excel Worksheet để tạo một file Excel mới.

Cách mở một file Excel sẵn có trong máy tính:

Các bạn có thể tìm đến file Excel trong ổ đĩa của chúng ta, sau đó các bạn click đúp vào tài liệu để mở. Một cách khác nếu các bạn đang ở một file Excel bất kỳ, các bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+O, một cửa sổ hiện lên bạn chọn đến file Excel trong máy tính và click vào Open.

Giới thiệu các chức năng trong Excel:

Với phiên bản Excel 2007, 2010, 2013... đều được thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập và được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View,...

Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,...

Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, ...

Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.

Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.

Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,...

Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.

View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, ...